accounting-manager

Wie funktioniert der accounting-manager?

Sie scannen Ihre Originalbelege, also die Rechnungen, Kassenbelege, Quittungen usw. ein und senden uns online die eingescannten Belege. Die Originalbelege verbleiben bei Ihnen.

Was für eine Software stellt uns der accounting-manager zur Verfügung?

Sie erhalten von uns ein systemunabhängiges Kassenbuch für Ihren PC sowie eine auf Excel basierende Lösung für ein Rechnungseingangsbuch. Zu jedem Eintrag in das Kassenbuch scannen Sie den Originalbeleg ein. Führen Sie kein Rechnungseingangsbuch, was bei kleineren Unternehmen regelmäßig der Fall sein dürfte, scannen Sie einfach Ihre Originalbelege und übermitteln die gescannten Originalbelege mit der Software, die Sie von uns für die Übertragung der Dateien erhalten. Diese Software begleitet Sie beim Scannen der Originalbelege bis hin zur Übertragung. Sollten Sie unser auf Excel basierendes Rechnungseingangsbuch nutzen, senden Sie uns neben den gescannten Belegen einfach die entsprechende Datei aus dem Rechnungseingangsbuch zu.

Wie übermittle ich meine Ausgangsrechnungen?

Bei der Verarbeitung der Ausgangsrechnungen gibt es zwei Möglichkeiten. Wenn Sie Ihre Rechnungen über eine Fakturierungssoftware erstellen, wird Ihnen diese Software regelmäßig eine Ausgabeschnittstelle zur Verfügung stellen, die von unserem System ausgelesen werden kann. Das bedeutet, dass Sie lediglich die Schnittstellen-Ausgabendatei aus Ihrem Fakturierungsprogramm an uns mailen. Sofern Sie nicht über eine entsprechende Software verfügen, sondern Ihre Rechnungen beispielsweise mit Word oder Excel erstellen, können Sie uns diese Rechnungen in einem PDF-Format per Email zur Verfügung stellen oder aber diese Ausgangsrechnungen scannen und dann online zusenden.

Wie oft sollen denn die Belege an accounting-manager übertragen werden?

Das bleibt Ihnen überlassen. Sie können, genau wie Sie es auch gewohnt sind, die Unterlagen z. B. über einen Monat sammeln und uns dann übermitteln. Es ist aber auch genauso gut möglich, uns Ihre Dokumente täglich zu senden.

Wie ist mit den Originalbelegen zu verfahren?

Hier bleibt leider alles beim Alten. Die gescannten Belege befreien Sie nicht von der Verpflichtung, Ihre Originalbelege entsprechend der gesetzlichen Regelung aufzubewahren. Ausnahmen hierzu gelten nur für ausgewählte Dokumentenmanagement-Systeme, die ein Vernichten der Originalbelege ermöglichen.

Welche Auswertungen stellt mir accounting-manager zur Verfügung?

Sie erhalten von uns auf elektronischem Wege eine kurzfristige Erfolgsrechnung mit Vorjahresvergleich (sofern möglich) mit einem Einzelnachweis der Konten sowie eine Summen- und Saldenliste. Weitere Auswertungsmöglichkeiten, wie z. B. ein betriebswirtschaftlicher Kurzbericht bis hin zu einem betriebswirtschaftlichen Monatsreporting sind möglich. Art und Umfang der Auswertungen stimmen wir individuell mit Ihnen ab.

Ist der accounting-manager auch für Ärzte/Zahnärzte, Rechtsanwälte und andere Berufsgruppen, die eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen, ebenfalls interessant?

Der accounting-manager kann gerade im Bereich der einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung ideal eingesetzt werden. Unabhängig vom Zahlungszeitpunkt werden von Ihnen die Originalbelege eingescannt und uns per Email zugesendet. Hierdurch ist es auch möglich, eine Übersicht über die Eingangs- und Ausgangsrechnungen zu erhalten, die bisher noch nicht gezahlt wurden. Sie bestimmen auch hier, welche Auswertungen Sie haben möchten. Somit ist es also auch möglich, Ihnen eine aussagekräftige Offene-Posten-Buchführung zur Verfügung zu stellen.

Was ist Service-Rechenzentrum und wie erfolgt der elektronische Zugriff auf mein Bankkonto?

Der innovative accounting-manager kann nur dann als effiziente und kostengünstige Buchhaltungslösung zum Einsatz gelangen, wenn Sie uns den elektronischen Zugriff auf Ihr Bankkonto ermöglichen. Dabei lesen wir lediglich die Kontoauszugsinformationen auf elektronischem Weg aus. Damit das möglich ist, senden wir Ihnen eine Vereinbarung zur Datenübertragung mittels Service-Rechenzentrum zu. Die Freischaltung für das Service-Rechenzentrum durch Ihre Geschäftsbank erfolgt in der Regel wenige Tage nach Zugang dieser Vereinbarung.

Wie werden beim accounting-manager die Daten gesichert?

Als Wirtschaftsprüfer und Steuerberater legen wir allergrößten Wert auf Datensicherheit. Der Zugriff auf unsere Mandantendaten ist selbstverständlich passwortgeschützt. Für die Datensicherung setzen wir verschiedene Systeme ein. Neben der berufsüblichen Sicherung der Daten in unserer Kanzlei erfolgt ebenfalls eine tägliche externe Datensicherung auf einem gesonderten Datenträger sowie eine virtuelle tägliche Sicherung in einem Rechenzentrum. Dabei setzen wir die Datensicherungssoftware Z-DBackup der IMU Hard- und Softwareservice Andreas Baumann ein.

Welche Technik benötige ich, um mit dem accounting-Manager zu arbeiten?

Grundsätzlich empfehlen wir für die Datenübertragung einen DSL-Anschluss. Auf Ihrem PC sollte Windows XP SP 2 oder Windows Vista installiert sein.

Scanner-Empfehlungen

Als Scanner können Sie einen einfachen Flachbild-Scanner benutzen. Bei größerem Belegumfang empfehlen wir Ihnen jedoch die Anschaffung eines Dokumentenscanners mit Vorlageneinzug. Empfehlenswert ist ein Dokumentenscanner mit Duplex-Scan ohne Wendevorgang, d. h., das scannen von Vorder- und Rückseite erfolgt in einem Arbeitsschritt.

Folgende Scanner-Empfehlung ist zu beachten:

- Scan Modus: schwarz-weiß
- Auflösung: 300 dpi
- Dateityp: TIF/TIFF
- automatische Kontrast- und Helligkeitsregelung


Auch Digitalkopierer mit integrierter Scan-Funktion lassen sich grundsätzlich zur Dokumentenerfassung nutzen.